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Como compartir y escribir en un documento con otra persona en Google Drive

¡Hola! ¿Qué tal llevas el inicio de semana? Yo más o menos, ;-). En este artículo te voy a mostrar como compartir y escribir en un documento con otra persona con Google Drive.


compartir y escribir documento con otra persona en google drive

Mención


Antes de seguir, te pido un párrafo para agradecer a Angel Banegas, autor del blog que lleva su propio nombre, el cual me respondió a una duda que le hice en uno de sus artículos titulado es hora de abandonar el blog en cursobloggers.com, de una manera muy especial, publicando un artículo en su blog personal titulado un artículo de opinión ¿lo compartes?. Desde aquí te mando un gran saludo Angel y de nuevo muchas gracias.



¿Sabes que es Google Drive?


Volviendo a lo de hoy, ya te expliqué en un artículo anterior que es Google Drive y para que sirve, en el que te detallo bastantes cosas sobre esta excelente herramienta de almacenamiento externo. Además también hice un vídeo el cual esta incrustado en la misma entrada y que te recomiendo que le eches un vistazo a ambas si aún no sabes que es Google Drive.


que es google drive


Como compartir y escribir en un documento con otra persona en Google Drive


Pedazo de título que me ha quedado ;-) y al final no se si realmente expresa lo que quiero explicarte en esta entrada. Haber si te lo puedo decir para que lo entiendas. Lo que te voy a enseñar aquí es a compartir un documento con una o varias personas, además también te voy a mostrar como tienes que configurar la compartición para que esta persona o grupo de personas puedan editar el documento al mismo tiempo.

Compartir documento en Google Drive


Bien, lo primero que tienes que hacer es o subir un documento o crearlo en el mismo Google Drive. Una vez hecho esto, te vas sobre el y lo compartes (al final te dejo un vídeo en el que te muestro todo el proceso). Tienes tres diferentes formas de compartirlo:
  1. Público en la web: en este caso cualquier persona que encuentre el documento puede acceder a él, es muy similar a la segunda forma, pero con la diferencia de que así, lo puedes encontrar haciendo una búsqueda en Google. Después debes de elegir los permisos de acceso al documento, estos permisos son idénticos para todos los usuarios, tienes tres:
    1. Solo lo puede ver, en este caso solamente podrás ver el contenido del documento.
    2. Solo lo puede comentar, en este caso a parte de ver el contenido podrás comentarlo, este comentario le llegará al usuario dueño del  documento.
    3. Puede editar, es el tipo de permiso que asignas si quieres que el usuario pueda escribir en el documento.
  2. Cualquier usuario que reciba el enlace: como te he dicho arriba, es muy similar a la anterior, porque podrá acceder a él cualquier persona que tenga el enlace, da igual que sea tu amigo o no, ya que le pudo pasar el enlace alguien a quien tu anteriormente se lo enviaste. La diferencia es que no aparecerá en las búsquedas de Google, por lo que es una manera más confidencial de compartirlo. Los permisos de acceso son iguales que en el punto anterior para todos los usuarios que tengan el enlace.
  3. Compartido de forma privada: esta es la forma que te recomiendo utilizar si solamente lo quieres compartir con dos o tres personas, de esta forma solamente podrán acceder estas personas y dependiendo de los permisos que le hayas dado a cada una, porque puede ser que te interese que uno tenga los mismos derechos que tu sobre el fichero, pero el resto no. Los permisos son iguales.

compartir documento en google drive



Escribir en el documento compartido

Una vez que compartas el documento, le llegará un mensaje de correo electrónico a la persona o grupo de personas que hayas especificado a la hora de compartirlo. Esta persona solamente tendrá que clicar en el enlace y abrir el archivo.

Si no especificas ninguna dirección de correo electrónico concreta, este documento no le llegará a nadie, por lo que tendrás que colgarlo en algún lugar público accesible para las personas con las que quieres compartirlo. Un ejemplo sencillo de esto son los formularios para la creación de parejas en clase, en este caso el profesor puede poner un enlace al documento en un foro público del curso y los alumnos acceder al documento a través de ese enlace. Te dejo un enlace de muestra, pincha aquí.

Decirte, que da igual el tipo de cuenta que utilice el usuario, yo he utilizado para el ejemplo, una de gmail y otra de hotmail. Y si es un enlace público, mucho menos, ya que podrá acceder a él aunque no tenga cuenta de correo. También da lo mismo desde que sistema accedas, en el vídeo de más abajo accedo desde Windows 7 y desde Ubuntu 13.10.

A continuación te dejo un vídeo en el que te muestro como compartir un documento y editarlo con varias personas a la vez. Espero que te sirva de ayuda y ¿que forma utilizas tu para compartir y escribir en un documento con otra persona?



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